การจัดการความเปลี่ยนแปลง (Change Management)
สภาพแวดล้อมที่เกิดการเปลี่ยนแปลงทำให้นักบริหารต้องมีการปรับตัวให้ทันต่อสภาวะแวดล้อม เนื่องจากผลของการเปลี่ยนแปลงก่อให้เกิดการสูญเสียได้ไม่ว่าจะเป็นเงินทุน สินค้า ทักษะ เวลา กำลังคน และทรัพยากรอื่น ๆ ซึ่งนักบริหารจะต้องตัดสินใจว่าเวลาใดควรจะมีการปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ หรือเวลาใดจะต้องทำการเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์ โดยนักบริหารจะต้องมีการเรียนรู้และมีความคิดสร้างสรรค์
องค์การจำเป็นจะต้องมีความยืดหยุ่น มีรูปแบบองค์การที่ทันสมัย และมีการพัฒนาเตรียมพร้อมเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลง ดังนั้นการบริหารความเปลี่ยนแปลงจึงเป็นสิ่งจำเป็นต่อนักบริหารอย่างยิ่ง โดยเฉพาะเมื่อโลกได้ก้าวเข้าสู่ยุคของข้อมูลข่าวสารและเทคโนโลยี ซึ่งทำให้การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นอย่างรวดเร็วและการคาดการณ์เพื่อเตรียมวางแผนไว้ล่วงหน้าทำได้ยาก
กลยุทธ์การจัดการความเปลี่ยนแปลงจึงเป็นกลยุทธ์ที่ทำให้การดำเนินงานบรรลุเป้าหมายที่ได้ตั้งไว้ ซึ่งต้องอาศัยความเข้าใจความสามารถของนักบริหาร รวมไปถึงความร่วมมือจากบุคคลในองค์การด้วย จึงจะทำให้สามารถบริหารความเปลี่ยนแปลงได้ (Management of Change)
ทั้งนี้หากไม่เข้าใจถึงการเปลี่ยนแปลง การจัดการก็อาจจะทำได้ยากขึ้น เนื่องจากความเปลี่ยนแปลงใด ๆ มักจะก่อให้เกิดแรงต้านต่อการเปลี่ยนแปลง ดังนั้นนักบริหารในฐานะที่เป็นผู้นำที่ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลง ย่อมต้องอาศัยทักษะและความรอบคอบในการจัดการ โดยผู้บริหารต้องเข้าใจถึงธรรมชาติของการเปลี่ยนแปลง กระบวนการการเปลี่ยนแปลง และวางบทบาทของตัวเองในการสร้างความเปลี่ยนแปลง สุดท้ายคือผู้บริหารสามารถตัดสินใจเลือกวิธีที่จะนำมาใช้ในการบริหารความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับองค์การ และเลือกวิธีที่บริหารได้อย่างเหมาะสมกับองค์การ
การเปลี่ยนแปลงการบริหารเพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานให้เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมนั้น ปัญหาสำคัญที่องค์การมักจะต้องเผชิญ คือ การต่อต้านความเปลี่ยนแปลงจากคนในองค์การ เนื่องจากคนส่วนใหญ่จะเกิดความไม่มั่นใจและกลัวว่าความเปลี่ยนแปลงจะทำให้เกิดความยุ่งยากตามมาได้ ดังนั้นในการจัดการความเปลี่ยนแปลง องค์การควรพิจารณาถึงความร่วมมือ และความพร้อมในการเปลี่ยนแปลง และควรเริ่มจากสิ่งที่ง่ายแล้วพัฒนาไปสู่สิ่งที่ยาก จึงจะทำให้สามารถบริหารความเปลี่ยนแปลงได้ (Management of change) ทั้งนี้หากผู้บริหารไม่เข้าใจถึงการเปลี่ยนแปลงจะทำให้การบริหารจัดการความเปลี่ยนแปลงทำได้ยาก
แบล็คและพอร์เตอร์ (Black and Porter, 2000) ศึกษาเกี่ยวกับการจัดการการเปลี่ยนแปลงในองค์การ โดยให้ความสำคัญปัจจัยที่มีผลกระทบต่อการเปลี่ยนแปลงโดยมีการแบ่งเป็นปัจจัยภายนอกและปัจจัยภายในองค์การ
ปัจจัยภายนอกองค์การ ได้แก่
1. สภาวะเศรษฐกิจ มีผลกระทบต่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ในองค์การคือ ถ้าเศรษฐกิจไม่ดีทำให้องค์การต้องลดจำนวนบุคลากร ลดจำนวนการผลิต ในทางกลับกันถ้าเศรษฐกิจดีทำให้องค์การเพิ่มการผลิตสินค้าและบริการ ทำให้มีภารกิจเพิ่มขึ้นและมีการเพิ่มจำนวนบุคลากร
2. คู่แข่งขัน มีผลกระทบต่อการเปลี่ยนแปลงด้านกลยุทธ์การตลาด ในการหาลูกค้าใหม่เพื่อเพิ่มส่วนแบ่งการตลาดและการเติบโตทางการตลาด และอาจทำให้เกิดการควบรวมกิจการ
3. เทคโนโลยี การเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีมีผลกระทบต่อกิจกรรมหลักขององค์การ ทำให้องค์การต้องเปลี่ยนแปลงระบบการผลิต เพื่อสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขัน และมีผลกระทบต่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์
4. การเมืองและกฎหมาย การเปลี่ยนแปลงนโยบายและกฎหมายมีผลให้องค์การต้องปรับเปลี่ยนนโยบาย มีผลให้องค์การต้องปรับเปลี่ยนนโยบายการทำงาน ระบบบริหารงาน ซึ่งต้องมีวิธีการเปลี่ยนแปลงให้รวดเร็วและเกิดความขัดแย้งน้อยที่สุด
5. สังคมและประชากร การเปลี่ยนแปลงค่านิยมในการบริโภคสินค้าต่าง ๆ ทำให้องค์การต้องเปลี่ยนแปลงระบบการผลิต ลักษณะของสินค้าและบริการเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างประชากรมีผลกระทบต่อการเปลี่ยนแปลงรูปแบบผลิตภัณฑ์ กลยุทธ์การขายและการตลาด
ปัจจัยภายในองค์การ ได้แก่
1.โครงสร้าง การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์การส่งผลให้องค์การมีผลิตภาพเพิ่มขึ้น และมีวิธีการแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างนั้นรวมถึงการกระจายอำนาจ การลดจำนวนลำดับชั้นในองค์การ การเปลี่ยนแปลงหลักเกณฑ์ในการประเมินบุคลากร
การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างในระดับมหภาค คือ การรวมแผนกต่าง ๆ ในองค์การ การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างในระดับจุลภาค คือ การรวมหรือแยกแผนกต่าง ๆ เปลี่ยนแปลงที่ตั้ง ความสัมพันธ์ระหว่างแผนกต่าง ๆ
การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างในด้านต่าง ๆ ได้แก่ การปรับแผนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดความล่าช้า โดยรวมแผนกต่าง ๆ ในองค์การเป็นแผนกเดียว การรวมอำนาจด้านสารสนเทศ รวมอำนาจการจัดการสารสนเทศไว้ที่ผู้จัดการเพียงคนเดียว ลดจำนวนลำดับชั้นในองค์การ ทำให้องค์การมีโครงสร้างแบนราบ และสร้างการทำงานเป็นทีม สร้างความหลากหลาย ลดจำนวนลำดับชั้นในองค์การ และสร้างสำนักงานในภูมิภาคต่าง ๆ เป็นต้น
2. กลยุทธ์ นอกจากนี้ในกระบวนการเปลี่ยนแปลงภายในยังประกอบไปด้วยการเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์ขององค์การ ซึ่งกลยุทธ์จะเป็นตัวกำหนดทิศทางการทำงาน เพื่อให้บรรลุวิสัยทัศน์และพันธกิจขององค์การ ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงในเรื่องของกลยุทธ์จะเป็นส่วนที่สำคัญที่ทำให้ทิศทางการดำเนินงานขององค์การเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์เกิดจากการปรึกษาหารือระหว่างผู้บริหารระดับต่าง ๆ ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์จึงต้องอาศัยความร่วมมือจากบุคลากรในองค์การ
การเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์ในด้านต่างๆ เช่น การผลิต ออกผลิตภัณฑ์ใหม่ เพิ่มความหลากหลายของผลิตภัณฑ์ เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า ให้ความสำคัญกับการบริการลูกค้า ราคา ผลิตสินค้าที่มีราคาถูกและมีคุณภาพสูง
แชนเดลอร์ (Chandler,1962) ศึกษาความสัมพันธ์ระหว่างกลยุทธ์และโครงสร้าง และสรุปว่าการเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์องค์การ (Corporate Strategy) นำไปสู่การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์การ
3. กระบวนการตัดสินใจ กระบวนการตัดสินใจของผู้บริหารองค์การที่มีโครงสร้างแบบแบนราบนั้น ผู้บริหารระดับสูงจะมีอำนาจในการตัดสินใจน้อยลง การตัดสินใจของผู้บริหารจะมีผลกระทบต่อการเปลี่ยนแปลงในองค์การ ส่วนการตัดสินใจของพนักงาน เป็นสิ่งที่ทำให้เกิดนวัตกรรมต่าง ๆ ทำให้เกิดวิธีการผลิตที่สามารถลดต้นทุนและเพิ่มคุณภาพให้เก็บสินค้าได้ ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงระบบการผลิต
4. กระบวนการทำงาน เป็นผลมาจากการเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยี และโครงสร้างองค์การ ซึ่งทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานเพื่อแปรสภาพปัจจัยนำเข้าเป็นผลผลิตและผลลัพธ์
5. เทคโนโลยี การเปลี่ยนแปลงเครื่องมือในการผลิตและเทคโนโลยีนั้นเป็นปัจจัยที่สำคัญในการอยู่รอด และเพิ่มความสามารถในการแข่งขันขององค์การ ซึ่งมีผลกระทบต่อการเปลี่ยนแปลงโครงสร้าง กระบวนการทำงาน และการบริหารทรัพยากรมนุษย์ การนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้ในการทำงานอาจทำให้เกิดผลกระทบต่อความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานคืออาจทำให้เกิดความขัดแย้งขึ้นในองค์การได้
6. วัฒนธรรม การเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์การอาจส่งผลกระทบให้เกิดการเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยี การเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์การนั้นคือการเปลี่ยนแปลงค่านิยมในการทำงาน การเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมในด้านต่าง ๆ ได้แก่
• การร่วมมือและการให้อำนาจ ผู้จัดการจะต้องไปทำงานในสาขาต่าง ๆ เช่นเดียวกับพนักงาน เป็นการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างสำนักงานใหญ่และสาขาย่อย
• มิตรภาพและการบริการลูกค้า สร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าและสมาคมต่าง ๆ
• การร่วมมือและการทำงานเป็นทีม สร้างความสัมพันธ์ระหว่างแผนกต่าง ๆ ในองค์การ สร้างทีมงานเพื่อพัฒนานวัตกรรมและระบบการผลิต
• ความหลากหลาย มีบุคลากรที่มีความชำนาญในด้านต่าง ๆ โดยมีการฝึกอบรม
• ความร่วมมือและการมีส่วนร่วม ให้พนักงานมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ เน้นความร่วมมือและการมีส่วนร่วมในทุกระดับขององค์การ
• ความรู้สึกเป็นครอบครัว เพิ่มความรู้สึกเป็นเจ้าของและให้ความสำคัญกับพนักงานเพิ่มขึ้น
7. บุคลากร การเปลี่ยนแปลงนั้นมีความเกี่ยวข้องกับบุคลากรในองค์การในประเด็นต่อไปนี้ คือ
บุคลผู้นั้นทำหน้าที่อะไร บุคคลผู้นั้นมีทัศนคติและความคาดหวังอย่างไร บุคคลนั้นทำการตอบสนองการเปลี่ยนแปลงอย่างไร บุคคลนั้นได้รับการฝึกอบรมและพัฒนาอย่างไร
การเปลี่ยนแปลงนั้นเกิดจากการเพิ่มหรือลดจำนวนบุคลากร สับเปลี่ยน โอนย้ายแผนก การให้ข้อมูลข่าวสาร และการฝึกอบรมนั้นสามารถเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมการทำงานของบุคลากรได้ การเปลี่ยนแปลงรูปแบบความสัมพันธ์ระหว่างบุคลากรนั้นสามารถทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงได้เช่นกัน
การฝึกอบรมเพื่อพัฒนาทักษะ ความรู้ ความสามารถนั้นสามารถพัฒนาความสามารถในการปฏิบัติงานของบุคลากรในองค์การ และทำให้ผลการปฏิบัติงานมีคุณภาพดีขึ้น
การเปลี่ยนแปลงนั้นมีผลกระทบต่อการเปลี่ยนแปลงขนาดองค์การ เพื่อให้สามารถทำการผลิตได้มีประสิทธิผลมากที่สุด ซึ่งในปัจจุบันองค์การมีแนวโน้มที่จะมีขนาดเล็กลง องค์การแต่ละประเภทจะมีขนาดที่แตกต่างกัน
การเปลี่ยนแปลงนวัตกรรม
นวัตกรรมนั้นอาจทำให้องค์การมีขนาดใหญ่ขึ้น เพราะมีความจำเป็นต้องใช้เงินลงทุนมากขึ้นในการบริหารงานกลยุทธ์ ในการทำให้องค์การประสบความสำเร็จในการจัดการนวัตกรรม คือ ต้องมีความสามารถในการวิเคราะห์โอกาสในการคิดค้นนวัตกรรม และมีความเป็นผู้นำด้านนวัตกรรมที่ชัดเจน การคิดค้นนวัตกรรมนั้นควรมีความเหมาะสมกับเทคโนโลยีการผลิตขององค์การ
การวิจัยเป็นเครื่องมือหนึ่งในการคิดค้นนวัตกรรม นวัตกรรม หมายถึง ระบบการผลิตที่แตกต่างจากระบบเดิมขององค์การ เพื่อแสวงหาโอกาสทางการตลาดในอนาคต เป็นการปรับเปลี่ยนระบบการจัดการในองค์การ และการปรับเปลี่ยนนโยบายและวิธีการทำงานในองค์การ
การพัฒนาทางด้านเทคโนโลยีและการแข่งขันของโลกไร้พรมแดน (Global Competition) ที่เกิดขึ้นเป็นปัจจัยที่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลง ทั้งในด้านเศรษฐกิจ สังคม เทคโนโลยี สิ่งแวดล้อม และวัฒนธรรม และการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นเป็นไปอย่างรวดเร็ว การแข่งขันไม่ได้เพียงแต่จะเกิดขึ้นภายในประเทศเท่านั้น แต่ยังขยายขอบเขตไปยังนานาประเทศอีกด้วย
การจัดการความเปลี่ยนแปลง จะต้องทราบถึงอิทธิพลของความเปลี่ยนแปลงที่เกิดจากปัจจัยภายนอกและภายในองค์การ และเตรียมแผนเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงที่ทันท่วงที โดยจะอาศัยการวิเคราะห์ร่วมกันของทุกฝ่าย อาศัยข้อมูลจากแผนกต่าง ๆ
องค์การจะต้องพิจารณาการปรับเปลี่ยนแผนเพื่อรองรับกับการเปลี่ยนแปลง โดยมีการวางแผนเพื่อกำหนดวัตถุประสงค์ขององค์การ กำหนดทิศทางการดำเนินงานเพื่อการบรรลุวัตถุประสงค์ในอนาคต ทั้งนี้โดยการคำนึงถึงจุดอ่อน จุดแข็ง โอกาส และอุปสรรค ที่เป็นอิทธิพลจากสิ่งแวดล้อมทั้งภายในและภายนอกองค์การ
องค์การควรทำการวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นในอนาคตล่วงหน้า และวางแผนที่จะใช้ประโยชน์จากการเปลี่ยนแปลงนั้น โดยทำการวางแผนการทำงานเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น เพื่อวิเคราะห์หาปัจจัยที่เป็นโอกาสจากการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น
องค์การควรทำการวิเคราะห์ว่า ขณะนี้องค์การกำลังทำอะไรอยู่ และควรจะทำอะไรบ้าง ปัจจัยใดที่เป็นคุณค่าที่สำคัญของลูกค้า องค์การต้องทำการวิเคราะห์ว่าองค์การมีจุดแข็งอย่างไรบ้าง เหมาะสมกับการดำเนินธุรกิจหรือไม่ เพียงพอสำหรับการแข่งขันหรือไม่ ตลาดขององค์การมีลักษณะเป็นอย่างไร
ในปัจจุบันองค์การส่วนใหญ่ต้องการจะเป็นผู้นำทางการตลาด หรือเป็นผู้ผลิตที่มีความชำนาญมากที่สุด กลยุทธ์การเป็นผู้นำทางการตลาดนั้นเป็นประโยชน์ในการรวมส่วนต่าง ๆ ในหน่วยธุรกิจไว้ด้วยกัน ซึ่งมีจุดมุ่งหมายในการเข้าถึงกลุ่มตลาดเป้าหมาย องค์การต้องทราบว่ามีปัจจัยใดบ้างที่เป็นจุดแข็งขององค์การ และใช้ประโยชน์จากจุดแข็งเหล่านั้น โดยพิจารณาว่าองค์การสามารถทำธุรกิจด้านใดได้ดีที่สุด และวิเคราะห์ว่าจุดแข็งขององค์การนั้น มีความเหมาะสมกับโอกาสในการทำงานในอนาคตหรือไม่ และองค์การควรปรับปรุงด้านใดบ้าง เพื่อใช้โอกาสจากการเปลี่ยนแปลง องค์การควรมีกลยุทธ์การทำงานทั้งในรูปแบบที่หลากหลายและเฉพาะทาง กลยุทธ์ที่สำคัญ คือ การสร้างความหลากหลายในผลิตภัณฑ์ให้เร็วกว่าคู่แข่ง เพราะว่าการผลิตสินค้าเพียงชนิดเดียวนั้นมีความเสี่ยงสูง และการออกผลิตภัณฑ์ที่ช้ากว่าคู่แข่งนั้น ก็มีความเสียงต่อการอยู่รอดขององค์การเช่นกัน
ความท้าทายในการจัดการ คือ การบริหารในอนาคตจะมีความแตกต่างจากในปัจจุบันอย่างมาก ทั้งในด้านการควบคุม โครงสร้างองค์การ อำนาจ และทฤษฎีในการจัดการจะเปลี่ยนแปลง
การเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมในอนาคตจะมีผลกระทบลำดับชั้นในองค์การและกลุ่มต่าง ๆ ในองค์การ ผู้บริหารระดับต้นจะเปลี่ยนแปลงสถานภาพจากผู้ควบคุม เป็นผู้ช่วย ผู้ปฏิบัติงานที่มีลักษณะแตกต่างกันนั้นต้องการผู้นำที่มีลักษณะเหมาะสมกับงานที่ปฏิบัติ ผู้นำจะต้องมีทักษะในการปรับตัวให้เข้ากับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว
ผู้บริหารระดับกลางจะมีบทบาทน้อยลง จะต้องเรียนรู้ในการทำงานกับผู้ปฏิบัติงานที่ไม่มีผู้ควบคุมโดยตรง โดยสร้างระบบการทำงานที่มีประสิทธิผล ผู้บริหารระดับสูงจะต้องเปลี่ยนแปลงบทบาท หน้าที่ ความรับผิดชอบ และความสัมพันธ์กับลูกน้อง ผู้บริหารระดับสูงจะได้รับผลกระทบด้านการเปลี่ยนแปลงทิศทางการทำงานขององค์การ ทำให้ต้องปรับเปลี่ยนโครงสร้างองค์การเพราะว่ามีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างของประชากร และมีการเปลี่ยนแปลงด้านความสัมพันธ์ระหว่างผู้ปฏิบัติงานกับองค์การ
คุณสมบัติที่สำคัญของผู้บริหารระดับสูงในอนาคตคือ จะต้องมีทักษะทั้งในด้านการบริหารงานและการบริหารบุคคล ต้องสามารถวิเคราะห์ปัญหาที่เกิดขึ้นและโอกาสได้ ต้องมีความสามารถในด้านมนุษยสัมพันธ์และการตัดสินใจ ผู้บริหารระดับสูงจะมีหน้าที่สำคัญในการคิดค้นนวัตกรรมใหม่ ๆ โดยทั่วไปหน้าที่ของนักบริหาร คือ
1. นักบริหารต้องทำความรู้จักกับการเปลี่ยนแปลง (Change) การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นมาจากการแข่งขันที่ไร้พรมแดน และความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีดังที่ได้กล่าวมาแล้วในตอนต้นว่า โลกกำลังอยู่ในยุคของเทคโนโลยี และข่าวสาร ความรู้ (Knowledge) เป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้เกิดความได้เปรียบในการแข่งขัน อัตราการเปลี่ยนแปลงจึงค่อนข้างรวดเร็ว (Speed of Change) วงจรชีวิตของสินค้าจะมีระยะเวลาสั้นลง เทคโนโลยีต่าง ๆ เกิดขึ้นรวดเร็ว และเทคโนโลยีใหม่เข้ามาแทนที่เทคโนโลยีเก่า ทำให้สินค้าที่ผลิตออกมานั้นมีความล้าสมัยอย่างรวดเร็ว
ดังนั้นเมื่อนักบริหารเข้าใจถึงการเปลี่ยนแปลงแล้ว ก็จะสามารถจัดการกับการเปลี่ยนแปลงได้ โดยทั่วไปแล้วการเปลี่ยนแปลงจะหมายถึง การปรับแต่งหรือเปลี่ยนแปลงสิ่งต่าง ๆ ให้แตกต่างจากเดิม ตัวอย่างเช่น การปรับโครงสร้างใหม่ การออกแบบผลิตภัณฑ์ใหม่ การขยายขอบเขตในการดำเนินงาน เป็นต้น โดยการเปลี่ยนแปลงจะเกิดขึ้นอยู่ตลอดเวลาและมีผลกระทบหรือมีปฎิสัมพันธ์กับองค์การ
สิ่งสำคัญที่ควรหลีกเลี่ยง เนื่องจากอาจจะก่อให้เกิดการทำลายกระบวนการเปลี่ยนแปลงได้คือ การปล่อยให้เกิดความคลุมเครือไม่ชัดเจนเกี่ยวกับสาเหตุของการเปลี่ยนแปลง และไม่มีการสื่อสารถึงความจำเป็นที่จะต้องทำการเปลี่ยนแปลง เนื่องจากผู้บริหารอาจจะคิดว่าทุกคนในองค์การเข้าใจดีแล้ว
2. นักบริหารต้องสร้างการเปลี่ยนแปลง (Change Intervention) หมายถึง แผนปฏิบัติการในการปรับแต่งสิ่งต่าง ๆ ให้แตกต่างจากเดิม โดยอาจจะกระทำอย่างรวดเร็ว หรือกระทำอย่างค่อยเป็นค่อยไป
การบริหารความเปลี่ยนแปลงนั้น นักบริหารต้องเข้าใจถึงการเปลี่ยนแปลงก่อนแล้วจึงกำหนดเป้าหมาย และเลือกวิธีที่จะนำมาใช้ในการจัดการกับความเปลี่ยนแปลง ซึ่งต้องอาศัยการวางแผนการเปลี่ยนแปลงเชิงกลยุทธ์ แล้วจึงนำไปปฏิบัติตามแผนที่ต้องอาศัยความเข้าใจและความร่วมมือจากทุกคนในองค์การ
โดยนักบริหารจะต้องมีการเสริมแรงให้กับความเปลี่ยนแปลง โดยการชี้แจงให้บุคลากรในองค์การทราบถึงความเปลี่ยนแปลง หรือการปรับปรุงที่ได้เกิดขึ้นแล้วและแสดงความขอบคุณต่อบุคคลที่เกี่ยวข้อง และมีส่วนช่วยให้เกิดความเปลี่ยนแปลง แล้วจึงทำการประเมินผลต่อไป
การเปลี่ยนแปลงระบบการจัดการนั้นมีผลกระทบต่อโครงสร้างองค์การ คุณสมบัติของผู้บริหาร และคุณสมบัติของผู้ปฏิบัติงาน นอกจากนั้นผู้บริหารระดับสูงจะต้องทำงานเป็นทีม เพราะว่าองค์การต้องการผู้บริหารที่มีทักษะในการทำงานหลายด้าน และผู้บริหารแต่ละคนจะต้องมีทักษะในการตัดสินใจที่ดี
3. นักบริหารต้องเป็นตัวแทนความเปลี่ยนแปลง (Change Agent) หมายถึง การเป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลง หรือมีหน้าที่ในการจัดกระบวนการเปลี่ยนแปลงภายในองค์การเพื่อพัฒนาองค์การ และสร้างโอกาสในการเอาชนะคู่แข่ง ไม่ว่าจะเป็นการใช้ทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพ เพื่อให้ต้นทุนต่ำที่สุดแต่ได้ผลผลิตสูงสุด หรือการสนองตอบความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว การปรับตัวต่อเทคโนโลยีอย่างรวดเร็ว ใช้ความถนัดขององค์การให้เกิดประโยชน์ในการแข่งขัน เป็นต้น ในบางครั้งผู้บริหารหรือผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง เข้าใจถึงสาเหตุที่ต้องมีการเปลี่ยนแปลง แต่อาจจะมองข้ามหรือขาดความเอาใจใส่เพราะคิดว่าคู่แข่งก็ประสบปัญหาแบบเดียวกัน ดังนั้นนักบริหารต้องรู้จักกระตุ้นให้ผู้ที่เกี่ยวข้องเกิดความตระหนัก และเตรียมพร้อมที่จะเผชิญกับความเปลี่ยนแปลง ซึ่งวิธีที่จะกระตุ้นในเกิดการเปลี่ยนแปลงอาจทำได้ดังนี้
• การสร้างวิกฤตการณ์ย่อย ๆ โดยการไม่แก้ไขปัญหาจนกระทั่งลุกลามเป็นปัญหาโดยเฉพาะปัญหาทางด้านการเงิน เป็นต้น เพื่อก่อให้เกิดการตื่นตัว
• การ กำหนดเป้าหมายให้สูงกว่าเดิม เพื่อให้ทุกคนเกิดความตระหนักว่าวิธีการที่ใช้ปฏิบัติแบบเดิม ๆ จะไม่สามารถบรรลุเป้าหมายได้ ต้องมีการปรับเปลี่ยนหาแนวทางที่เหมาะสมเพื่อให้บรรลุหรือสอดคล้องกับเป้า หมายใหม่ที่ตั้งไว้
• เน้นผลการปฏิบัติงานโดยส่วนรวม มากกว่าการเน้นไปที่ผลงานของแต่ละหน่วยงาน เพื่อให้เกิดการทำงานที่ประสานกันของทุกหน่วยงาน เนื่องจากวิธีการทำงานแบบเดิมจะทำให้องค์การไม่สามารถบรรลุเป้าหมายโดยรวมได้
• ให้บุคลากรในองค์การรับรู้ถึงผลการดำเนินงานขององค์การ เพื่อให้ทราบถึงสถานการณ์และวิกฤตการณ์ต่าง ๆ ที่องค์การเผชิญอยู่ เช่น ผลกำไร จุดแข็ง จุดอ่อน ข้อเสียเปรียบคู่แข่ง และระดับความพึงพอใจของลูกค้า โดยมีการส่งเสริมให้บุคลากรที่มีส่วนเกี่ยวข้องได้มีโอกาสพูดคุยกับลูกค้า ผู้ถือหุ้น ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เป็นต้น
• กระตุ้นให้พนักงานตระหนักถึงโอกาสดีที่จะได้รับจากการเปลี่ยนแปลง และผลเสียที่จะเกิดขึ้นหากองค์การไม่สามารถปรับเปลี่ยนเพื่อรองรับกับโอกาสนั้น
แนวคิดพื้นฐานของการจัดการความเปลี่ยนแปลง
แนวคิดสำคัญของการจัดการเปลี่ยนแปลง คือ นักบริหารต้องตัดสินใจระหว่างการปรับตัวให้เข้ากับสิ่งแวดล้อม หรือการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรม
1. การปรับตัวให้เข้ากับสิ่งแวดล้อม เป็นเพียงการปรับเปลี่ยนบางส่วนขององค์การเพื่อให้สามารถอยู่รอดในสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงได้ ซึ่งแบ่งเป็น
• แบบปฏิกิริยาโต้ตอบ (Reactive) เป็นการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงที่ได้เกิดขึ้นแล้ว และองค์การจึงมีปฏิกิริยาโต้ตอบ ทั้งนี้เพื่อให้มีแนวทางเดียวกับการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมที่เกิดขึ้น การเลือกใช้รูปแบบตอบสนองการเปลี่ยนแปลงนี้เหมาะสำหรับสภาพแวดล้อมที่มีการเปลี่ยนแปลงที่ค่อนข้างคงที่ไม่รุนแรง
• แบบเตรียมพร้อม (Proactive Change) องค์การจะมีการเตรียมตัวล่วงหน้า และมีการคาดคะเนถึงความเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น แล้วปรับเปลี่ยนตัวเพื่อให้สอดคล้องกับความเปลี่ยนแปลงที่คาดว่าจะเกิดขึ้นในอนาคต การเลือกใช้รูปแบบเตรียมความพร้อมนี้เหมาะสำหรับสภาพแวดล้อมที่มีการแข่งขันกันอย่างรุนแรง การปรับตัวหลังจากความเปลี่ยนแปลงได้เกิดขึ้นชัดเจนแล้ว หรือการปรับตัวล่าช้าไม่ทันเหตุการณ์จะทำให้องค์การเสียโอกาสในการแข่งขันได้
2. การเปลี่ยนแปลงพฤติกรรม (Behavior Modification) เป็นการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของคนในองค์การ ให้มีความสอดคล้องและดำเนินไปในแนวทางเดียวกัน และเหมาะสม เพราะถ้าหากพฤติกรรมของคนในองค์การไม่สอดคล้องกัน และขัดแย้งกับเป้าหมายในการดำเนินงานขององค์การ จะทำให้เกิดอุปสรรคต่อการบริหารงานขององค์การได้
หลักการสำคัญของการจัดการการเปลี่ยนแปลง
1. การวางแผนและเตรียมการ
• การกำหนดระยะเวลา ระยะเวลาในการทำงานที่เหมาะสมเป็นสิ่งจำเป็น เพราะว่าการเริ่มต้นทำงานเร็วเกินไปนั้น ทำให้ขาดการวางแผนและขาดการสนับสนุนที่เพียงพอ ในทางกลับกันการเริ่มต้นทำงานช้าเกินไป อาจทำให้สูญเสียผลประโยชน์บางอย่างได้
• การสร้างการสนับสนุน ซึ่งต้องพิจารณาว่าใครเป็นผู้ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลง และบุคลผู้นั้นจะตอบสนองการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างไร ซึ่งผู้บริหารจะต้องมีความเข้าใจว่าในสถานการณ์ใดที่มีแนวโน้มทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงขึ้นได้
• การสื่อสาร ผู้บริหารจะต้องแจ้งให้พนักงานที่จะได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลง ทราบถึงการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นล่วงหน้า โดยแจ้งให้ทราบถึง เหตุผลของการเปลี่ยนแปลง และผลกระทบที่เกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลง ประเด็นที่สำคัญในการสื่อสารคือ ให้ความสนใจกับบุคากรที่มีแนวโน้มว่าจะได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น และมีแนวโน้มที่จะเปลี่ยนแปลงทัศนคติในการทำงาน
• การมีส่วนร่วม ความร่วมมือจากผู้ที่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงนั้นสามารถอีกทั้งสร้างการสนับสนุนสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้ และทำให้แผนงานได้รับการยอมรับมากขึ้น สามารถสร้างความไว้ใจจากพนักงานได้ เพราะว่าพนักงานเป็นผู้มีส่วนร่วมในการริเริ่มการเปลี่ยนแปลง
• การจูงใจ เป็นเครื่องมือในการสร้างความร่วมมือและการสนับสนุนในการเปลี่ยนแปลง การสื่อให้ทราบถึงผลกระทบในทางบวกที่จะเกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลงนั้น สามารถสร้างการสนับสนุนได้มากขึ้น โดย เฉพาะอย่างยิ่งการสร้างสิ่งจูงใจสำหรับผู้ที่จะได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยน แปลงที่เกิดขึ้น จะสามารถลดปัญหาการต่อต้านการเปลี่ยนแปลงได้
2. การนำนโยบายไปปฏิบัติ
ทางเลือกในการนำนโยบายไปปฏิบัติ ทางเลือกนั้นขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ในการนำนโยบายไปปฏิบัติ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการกำหนดปัญหาในการประเมินการเปลี่ยนแปลงซึ่งต้องการทางเลือกหลายทางในเวลาเดียวกัน เช่น การปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ วัฒนธรรม และโครงสร้างองค์การจะต้องมีความสัมพันธ์กัน เป็นต้น
3. การต่อต้านการเปลี่ยนแปลง
เหตุผลในการต่อต้านการเปลี่ยนแปลงทำให้เกิดความเสี่ยงและภัยคุกคามต่อผู้ที่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลง เพราะสมาชิกในองค์การต้องเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมที่เคยชิน ส่งผลให้เกิดความไม่พอใจจึงเกิดการต่อต้านขึ้น โดยการต่อต้านจะมีหลายสาเหตุ ได้แก่
• สาเหตุส่วนบุคคล เนื่องมาจากความกังวลว่าการเปลี่ยนแปลง จะทำให้เกิดอุปสรรคต่อตนเอง เมื่อเกิดความกลัวต่อการเปลี่ยนแปลงจึงทำให้เกิดการต่อต้านขึ้นมาได้ โดยเฉพาะเมื่อการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นบ่อยครั้ง
• เกิดจากการขาดความเข้าใจและความมั่นใจ เมื่อเกิดความไม่เข้าใจวัตถุประสงค์ของการเปลี่ยนแปลง หรือไม่แน่ใจในผลกระทบที่จะเกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลง หรือไม่เชื่อมั่นในตัวผู้นำว่าจะสามารถนำพาไปสู่ความเปลี่ยนแปลงในทางที่ดีขึ้นได้
• ความไม่แน่นอน เมื่อข้อมูลข่าวสารเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงไม่ชัดเจน จะส่งผลให้เกิดความไม่แน่นอน เนื่องจากจะทำให้เกิดความกลัวในสิ่งที่จะเกิดขึ้น หรือวิตกกังวลต่อรูปแบบใหม่ ๆ ที่องค์การจะนำมาใช้
• มองเห็นจุดอ่อนหรือข้อบกพร่องของแผนการเปลี่ยนแปลง เนื่องจากความใกล้ชิดกับงานจะทำให้ทราบถึงข้อจำกัดของกลยุทธ์ที่จะนำมาใช้ว่า มีความเหมาะสมกับการดำเนินงานแบบเดิมหรือไม่ ซึ่งหากนักบริหารยอมรับและเข้าใจ จะเป็นประโยชน์ในการนำไปปรับปรุงกลยุทธ์เพื่อจัดการความเปลี่ยนแปลงได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• การรับรู้ การรับรู้ของแต่ละบุคคลจะมีความแตกต่างกัน เมื่อได้รับผลกระทบจะทำให้เกิดการต่อต้านขึ้น ซึ่งก็จะมีความรุนแรงและความแตกต่างกันไป ดังนั้นจึงต้องมีการจัดเตรียมขั้นตอนต่าง ๆ ให้กับสมาชิกในองค์การ
• ความเฉื่อยชา พนักงาน ในองค์การจะรู้สึกสบายเมื่อทำงานในวิธีการเดิมที่ทำอยู่มากกว่าเปลี่ยนแปลง รูปแบบวิธีการทำงานใหม่เพราะว่าไม่มีความเสี่ยงเกิดขึ้น
• ความไม่ไว้ใจ ถ้าการเปลี่ยนแปลงทำให้เกิดผลในเชิงบวกในอนาคต พนักงานจะเกิดความสงสัยว่าเขาจะเป็นอย่างไรในอนาคต
• การขาดแคลนข้อมูล เกี่ยวกับความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลง และผลกระทบที่จะเกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลง
• การต่อต้านผลที่เกิดขึ้น การประเมินถึงผลกระทบในทางบวกและทางลบที่จะเกิดขึ้น พนักงานจะพยายามป้องผลประโยชน์ของตนเอง ซึ่งการเปลี่ยนแปลงอาจทำให้พนักงานสูญเสียผลประโยชน์
การเผชิญกับการเปลี่ยนแปลง
การวิเคราะห์กับการเปลี่ยนแปลงโดยใช้หลักการของความสมดุล คือ สถานการณ์ที่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลง และปัจจัยที่ต่อต้านการเปลี่ยนแปลงนั้นมีความสัมพันธ์กัน ซึ่งผู้บริหารมี 2 ทางเลือกคือ เพิ่มปัจจัยที่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลง เช่น เพิ่มความกดดันให้พนักงานเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงาน เป็นต้น และลดการต่อต้านการเปลี่ยนแปลง โดยชี้แจงให้ทราบว่าพนักงานจะได้รับผลประโยชน์จากการเปลี่ยนแปลง
• การสื่อสาร (Communication) คือ การพยายามทำความเข้าใจกับทุกฝ่ายที่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงเพื่อลดแรงต้าน โดยอธิบายถึงความจำเป็นที่ต้องมีการเปลี่ยนแปลง หากไม่มีการเปลี่ยนแปลงอาจจะส่งผลเสียหายแก่องค์การได้ หรือการเปลี่ยนแปลงเพื่อต้องการให้มีการบริหารงานในเชิงรุก เพื่อความได้เปรียบคู่แข่ง หรือเพื่อให้องค์การได้รับประโยชน์หากมีการเปลี่ยนแปลง เช่น การมียอดขายเพิ่ม การมีลูกค้าเพิ่ม การทำให้เกิดความเข้าใจแก่บุคคลในองค์การสามารถทำได้โดยการให้คำปรึกษา การใช้การอธิบายเป็นกลุ่ม เป็นต้น การสื่อสารเป็นวิธีที่ประหยัด แต่มีประสิทธิผลน้อยที่สุด
• การส่งเสริมให้มีส่วนร่วม (Paticipation) ส่งเสริมให้บุคคลภายในองค์การเข้ามามีส่วนร่วมในการบริหารความเปลี่ยนแปลงตั้งแต่ต้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเป็นบุคคลที่ได้รับผลกระทบร่วมกัน ทั้งนี้การมีส่วนร่วมจะทำให้เกิดการตัดสินใจในการเปลี่ยนแปลงร่วมกันในการปรับปรุงแผนการปฏิบัติ และมีส่วนในการรับผิดชอบต่อผลลัพธ์ของการเปลี่ยนแปลง ทำให้สมาชิกเกิดกำลังใจในการทำงาน ยอมรับความเปลี่ยนแปลง และการมีส่วนร่วมยังช่วยลดแรงต้านได้อีกด้วย การมีส่วนร่วมเป็นวิธีการที่มีประสิทธิผลในการลดการต่อต้าน และอธิบายถึงเหตุผลที่ทำให้การเปลี่ยนแปลงไม่ประสบผลสำเร็จ แต่มีความเสี่ยงเนื่องจากอาจจะไม่สามารถทำนายผลที่จะเกิดขึ้นได้
• การอำนวยความสะดวกและเป็นผู้ให้การสนับสนุน (Facilitation and Support) นักบริหารต้องเอื้ออำนวยให้เกิดความสะดวกต่อการเปลี่ยนแปลง และสนับสนุนให้การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นได้สะดวกจากแรงต้านต่าง ๆ โดยการสนับสนุนและอำนวยความสะดวกต่อผู้ที่ได้รับผลกระทบ เช่น การลดความรู้สึกกลัวการเปลี่ยนแปลงของบุคลากรในองค์การ การให้ความมั่นใจว่าจะนำการเปลี่ยนแปลงที่ก่อให้เกิดประโยชน์ต่อองค์การ ให้การฝึกอบรม และให้เวลาในการปรับตัว เป็นต้น วิธีนี้จะจะทำให้คนที่ไม่ต้องการการเปลี่ยนแปลงหันมาให้การสนับสนุนต่อการเปลี่ยนแปลง
• การเจรจาต่อรอง (Negotiation) ถ้า การต่อต้านนั้นเกิดจากการขาดแคลนข้อมูล การทำการเจรจาต่อรองเร็วเกินไปจะทำให้เกิดการต่อต่านเพิ่มขึ้นนักบริหารควร ทำหน้าที่ในการเจราจาเพื่อประนีประนอม และมีการตกลงกับพนักงานเกี่ยวกับความเปลี่ยนแปลงซึ่งอาจจะต้องแลกด้วยบาง สิ่งบางอย่างเพื่อลดแรงต้านให้หมดไป
• การแทรกแซง (Manipulation) นัก บริหารควรทำให้พนักงานยอมรับความเปลี่ยนแปลงโดยมีการเลือกให้ข้อมูลข่าวสาร โดยเฉพาะการนำเสนอข่าวสารที่เป็นไปในทางที่ดีต่อการเปลี่ยนแปลง หรือมีการแทรกแซงเพื่อให้เกิดการสื่อสารในทางที่ดีแก่ผู้ที่เกี่ยวข้องกับ การเปลี่ยนแปลงและมีการดึงผู้ที่ต่อต้านให้เข้ามามีส่วนร่วม เพื่อการลดแรงต่อต้านลง
การบังคับเป็นวิธี ที่มีความเสี่ยงสูงและไม่สามารถลดการต่อต้านได้ แต่สามารถเอาชนะการต่อต้านได้ในระยะสั้น ซึ่งผู้บริหารจะต้องปรับตัวให้เข้ากับภัยคุกคาม และต้องมีความสามารถในการจูงใจให้พนักงานเกิดความยินยอม
• การใช้การบังคับ (Coercion) นัก บริหารใช้วิธีในการบังคับโดยตรงหรือมีการสร้างกฎบังคับอย่างชัดเจน และมีบทลงโทษหากเกิดการฝ่าฝืน เพื่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงต่อผู้ที่ต่อต้าน วิธีนี้จะใช้เมื่อคาดว่าการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นจะไม่เป็นที่ยอมรับ
4. การประเมินผลการเปลี่ยนแปลง
การรวบรวมข้อมูลสามารถทำได้ 2 วิธี คือ เก็บรวบรวมข้อมูลเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อผู้บริหารในการนำแผนไปปฏิบัติ การเก็บรวบรวมข้อมูลนั้นจะต้องเลือกวิธีการที่เหมาะสมกับสถานการณ์ การเก็บข้อมูลได้มากขึ้นจะทำให้การวิเคราะห์มีความถูกต้องมากขึ้น
• เปรียบเทียบผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นกับเป้าหมาย เพื่อประเมินว่าผลการทำงานที่เกิดขึ้นสามารถบรรลุเป้าหมายที่ต้องการหรือไม่
• ทบทวนผลที่เกิดขึ้น เป็นการประเมินผลลัพธ์ (Outcome) ของการเปลี่ยนแปลง และสื่อสารให้ผู้ที่เกี่ยวข้องและได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงรับทราบ ซึ่งมีหลายวิธีการในการสื่อสารให้ผู้บังคับบัญชาและลูกน้องรับทราบคือ เขียนรายงาน รายงานโดยคำพูด อภิปรายกลุ่ม
องค์ประกอบของการจัดการการเปลี่ยนแปลง
องค์ประกอบของการจัดการความเปลี่ยนแปลงโดยทั่วไปมีขั้นตอนดังนี้
1. กระบวนการของการเปลี่ยนแปลง ประกอบด้วย
การละลาย (Unfreezing) คือการเปลี่ยนแปลงที่พยายามเอาชนะแรงต้านจะเกิดขึ้นเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง (Resistance) การพยายามลดความรุนแรงของแรงต่อต้านนั้น นักบริหารจะต้องวางแผนอย่างรอบคอบเพราะการต่อต้านมักจะปรากฏให้เห็นเสมอเมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลง
การเคลื่อนย้าย (Movement) เป็นการเปลี่ยนแปลงที่ต่อเนื่องเพื่อที่จะผลักดันให้ระบบที่ถูกทำให้ละลายแล้วเข้ามาแทนที่ระบบเดิม ซึ่งผู้นำการเปลี่ยนแปลงมีความสำคัญมากที่จะทำให้องค์การตื่นตัวที่จะรับความเปลี่ยนแปลง โดยอาศัยความสามารถในการแก้ไขปัญหาโดยเฉพาะปัญหาที่ไม่ได้คาดหมายไว้ล่วงหน้า
การทำให้คงตัว (Refreezing) เป็น การพยายามรักษาความสมดุลของแรงสองแรงระหว่างแรงผลักเพื่อให้เกิดความเปลี่ยน แปลงจากสถานการณ์ปัจจุบันที่เป็นอยู่ กับแรงต่อต้านความเปลี่ยนแปลงที่จะมาถึง
2. กลยุทธ์การจัดการความเปลี่ยนแปลง
การปรับรื้อระบบ ทำโดยการออกแบบกระบวนการทำงานใหม่ โดยมีองค์ประกอบต่างๆ ที่สัมพันธ์กัน คือ บทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบ โครงสร้าง สิ่งจูงใจ และค่านิยม ปัจจัยสำคัญในการประสบความสำเร็จในการปรับรื้อระบบ คือ การยอมรับจากผู้บริหารระดับสูง ปัจจัยที่มีผลกระทบต่อความสำเร็จคือ การวางแผน ความร่วมมือ
การสร้างองค์การแห่งการเรียนรู้ เป็นกระบวนการสร้างทักษะและความรู้เพื่อเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมในการทำงาน ลักษณะที่สำคัญ คือ การเปลี่ยนแปลงและปรับปรุงการทำงานอย่างต่อเนื่อง และการเปลี่ยนแปลงที่อยู่บนพื้นฐานของความรู้ ปัจจัยที่สนับสนุนการเป็นองค์การแห่งการเรียนรู้ คือ
• การพัฒนาความสามารถของบุคลากรในองค์การ
• วัฒนธรรมองค์การที่สนับสนุนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
• ความสามารถขององค์การในการเผชิญกับการเปลี่ยนแปลง การแก้ปัญหาอย่างเป็นระบบ มีการเก็บรวบรวมข้อมูลอย่างเป็นระบบเพื่อใช้ในการตั้งสมมติฐานแก้ปัญหาและตัดสินใจ
• การทดลองเพื่อพัฒนาความรู้ มีการทำการทดลองเพื่อหาวิธีการใหม่ในการแก้ปัญหา เพิ่มพูนความรู้เพื่อหาความรู้อย่างต่อเนื่อง และช่วยให้พนักงานมีความเคยชินกับการเปลี่ยนแปลงและลดการต่อต้าน
• เรียนรู้จากประสบการณ์ เป็นการเรียนรู้จากความสำเร็จและความล้มเหลวในอดีต เพื่อหาโอกาสที่จะประสบความสำเร็จในปัจจุบัน
• เรียนรู้จากการปฏิบัติและความคิดของผู้อื่น เป็นการเรียนรู้จากสภาพแวดล้อมภายนอก เช่น คู่แข่ง ลูกค้า เพื่อหาข้อมูลและความรู้ใหม่ โดยการตั้งมาตรฐาน วิเคราะห์ผลการทำงานของคู่แข่งและเปรียบเทียบกันขององค์การ และการกำหนดกลุ่มเป้าหมายที่จะอภิปรายเกี่ยวกับผลดีและผลเสียของสินค้าและบริการ
• การแบ่งปันความรู้ เป็น วิธีการถ่ายทอดความรู้ให้กับหน่วยต่าง ๆ ในองค์การ ซึ่งองค์การจะต้องมีวิธีการถ่ายทอดข้อมูลที่มีประสิทธิผล เช่น การพัฒนาโครงการ การรายงาน การฝึกอบรม และการเปลี่ยนงาน
โดยทั่วไปผู้บริหารสามารถจัดการกับความเปลี่ยนแปลงได้ โดยอาศัยกลยุทธ์ต่าง ๆ ที่มีความเหมาะสมกับองค์การ ซึ่งสามารถแบ่งได้เป็น
1. กลยุทธ์แบบเผด็จการ เป็นกลยุทธ์ที่ผู้บริหารใช้อำนาจในการดำเนินการเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย โดยไม่คำนึงถึงความสำคัญของสมาชิกในองค์การ หากเกิดการต่อต้านจะใช้การลงโทษ เพื่อให้เกิดการยอมรับและปฏิบัติตามการเปลี่ยนแปลง การใช้กลยุทธ์การบังคับอาจทำให้การเปลี่ยนแปลงไม่ได้รับการยอมรับได้ระยะยาว
2. กลยุทธ์แบบประชาธิปไตย เป็นกลยุทธ์ที่ผู้บริหารจะเปิดโอกาสให้สมาชิกในองค์การมีส่วนร่วมในการเปลี่ยนแปลง มีการกระจายอำนาจและให้ความสำคัญกับคน การนำการเปลี่ยนแปลงเข้ามาใช้จะมีวัตถุประสงค์เพื่อให้เสริมประสิทธิภาพการทำงานโดยเพิ่มความเข้าใจ สร้างบรรยากาศในการทำงาน และปรับปรุงระบบการสื่อสารให้ดีขึ้น การใช้กลยุทธ์แบบนี้จะทำให้เกิดความมีอิสระในการทำงาน สมาชิกในองค์การมีความพึงพอใจในการทำงาน และเป็นวิธีที่ทำให้เกิดการต่อต้านน้อย เนื่องจากสมาชิกมีความเข้าใจต่อการเปลี่ยนแปลงที่เกิด แต่การใช้วิธีนี้จะต้องใช้เวลานานและใช้งบประมาณสูง
3. กลยุทธ์แบบใช้อำนาจตามสายการบังคับบัญชา ผู้บริหารจะใช้อำนาจตามสายบังคับบัญชา ในการเปลี่ยนแปลงการใช้อำนาจจะแตกต่างจากกลยุทธ์แบบเผด็จการ เนื่องจากมุ่งเน้นการจูงใจมากกว่าโดยอาศัยความสามารถของผู้นำ และการยอมรับนับถือในตัวผู้นำ โดยผู้นำต้องมีคุณสมบัติในการยอมรับกับความเปลี่ยนแปลงและมีอิทธิพลให้ผู้อื่นเชื่อและปฏิบัติตาม ไม่เช่นนั้นจะไม่ได้รับการยอมรับจากสมาชิกในองค์การได้ หากผู้นำไม่สามารถมีทัศนะที่ดีต่อการเปลี่ยนแปลงได้ จะต้องมีการเปลี่ยนตัวผู้นำ
- See more at: http://library.vu.ac.th/km/?p=557#sthash.qQgVVrY0.dpuf
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น